+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Документы которые можно передавать в электронном документообороте

Документы которые можно передавать в электронном документообороте

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения. Федеральный закон от Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации. Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: EnterpriseData 1.7. Передача статусов электронных документов

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Основные действия при работе с программой производятся в форме Начальная страница , которая открывается при запуске. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, и быстрые отборы для фильтрации списка; справа — список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие.

Над списком электронных документов находятся соответствующие кнопки для выполнения операций с выбранным документом или несколькими документами одновременно.

Созданные и загруженные документы учета отображаются в разделе Главное — Исходящие документы. Синхронизация данных может выполняться автоматически, по расписанию, либо вручную. Для синхронизации данных вручную надо открыть форму по команде Настройки синхронизации данных в разделе Администрирование — Синхронизация данных и нажать на кнопку Синхронизовать. Для этого необходимо в разделе Главное — Создать выбрать необходимый вид документа.

В форме документа заполняются необходимые поля в соответствии с выбранным типом документа. Для сохранения введенных данных необходимо нажать Записать. Команда Отправить электронный документ создаст электронный документ, предложит подписать его с помощью электронной подписи если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере и отправит получателю.

Если у пользователя нет прав подписи или на компьютере не установлен сертификат, заданный в качестве подписывающего для этого вида электронного документа по текущей организации, или в соответствии с настройками маршрутов подпись не может быть установлена текущим пользователем, программа перенаправит электронный документ на подпись ответственному лицу, имеющему право подписывать электронный документ.

Данная команда всегда выполняется для последней версии электронного документам и двигает его вперед по этапам. Повторного действия для одной и той же версии электронного документа команда не выполняет. При обмене через оператора ЭДО подписывать электронные документы можно только сертификатами, зарегистрированными у оператора ЭДО и указанными на закладке Сертификаты организации в форме Учетные записи ЭДО. Для авторизации на сервере оператора ЭДО может использоваться любой зарегистрированный сертификат из этого списка.

Момент передачи подготовленных к отправке электронных документов зависит от значения опции Отложенная отправка электронных документов , задаваемого в настройках программы. Если эта настройка включена, то передача исходящих данных осуществляется по команде Отправить и получить электронные документы в Текущих делах ЭДО либо с помощью регламентного задания Отправлять электронные документы автоматически. Если же настройка выключена, то передача исходящих данных запускается автоматически после постановки в очередь на отправку, при этом пользовательский интерфейс может оставаться недоступным на время сеанса передачи данных.

Команда Посмотреть электронный документ формирует новую версию электронного документа или открывает уже сформированную версию, если она есть. Этот вариант позволяет визуально оценить сформированный электронный документ в открывшейся форме электронного документа и далее выполнить команды по переходу на следующий этап утвердить или подписать, в зависимости от настроек программы и соглашения.

В сохраненной форме электронного документа до подписания и отправки имеется возможность изменить настройки при наличии соответствующих прав , нажав на гиперссылку Настройки отправки. После изменения настроек будет сформирована новая версия электронного документа, а старая будет принудительно закрыта как неактуальная. В случае необходимости можно переформировать сохраненный электронный документ без изменения учетного документа, используя кнопку Переформировать в группе Другие действия в форме электронного документа.

Опция доступна до подписания и отправки электронного документа. При создании электронного документа выполняется контроль корректности и полноты заполнения данных, необходимых для его формирования. Набор проверок определяется согласно используемому для передачи формату. При обнаружении ошибок в заполнении документов или справочников прикладного решения новая версия электронного документа сформирована не будет, ошибки будут выделены в виде сообщений.

При двойном клике на сообщении для большинства ошибок будет открыта форма соответствующего прикладного справочника или документа, курсор будет спозиционирован на поле, которое необходимо заполнить или скорректировать. После формирования электронных документов ответственное лицо организации может их подписывать следующим образом:. Если пользователь имеет возможность подписывать электронные документы двумя и более сертификатами, то в форме будет содержаться список всех сертификатов электронных подписей, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю, а также количество подписываемых электронных документов по каждому сертификату.

В форме можно подписать все электронные документы по сертификату по команде Подписать все по сертификату. По команде Перейти к списку документов можно открыть список электронных документов и просмотреть каждый документ в виде печатной формы документа ИБ.

Если пользователю доступен только один сертификат подписи, форма сразу будет открыта на странице со списком электронных документов. Далее, отметив нужные документы, можно подписать их по команде Подписать и отправить отмеченные. Оформленный электронный документ упаковывается вместе с установленными электронными подписями в пакет электронных документов, и готовый пакет становится в очередь на отправку. Момент начала передачи исходящих данных зависит от значения опции Отложенная отправка электронных документов , задаваемой в общих настройках обмена см.

Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить пользователю со своей стороны, а также о требующихся действиях со стороны других участников можно увидеть в дереве формы Электронные документы , открываемой по команде в панели навигации формы документа или по гиперссылке Состояние ЭДО. В дереве формы просмотра электронных документов отображаются все сформированные и отсутствующие документы по данному документообороту и необходимые действия. Также текущее состояние электронного документа отображается в форме списка документов колонка Состояние ЭДО и изменяется автоматически.

Для порядка обмена электронными документами с участием 3 сторон например, обмен электронными счетами-фактурами в список рабочих документов выводятся сразу две колонки, отображающие сводное состояние ЭДО, как с нашей стороны, так и со стороны других участников другого контрагента и оператора ЭДО.

Пользователь видит, надо ему что-то делать со своей стороны либо просто ожидать. После формирования все электронные документы попадают в архив электронных документов на страницу Исходящие документы.

В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу электронного документа, открыть для просмотра форму электронного документа. В форме просмотра электронного документа содержится печатная форма учетного документа, которая позволяет визуально оценить содержимое сформированного электронного документа.

Обязательным полем в форме просмотра является идентификатор электронного документа, который представляет собой уникальный номер электронного документа. В форме также содержатся установленные для электронного документа электронные подписи и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов.

В форме электронного документа с помощью гиперссылки Документ учета можно открыть документ информационной базы. В зависимости от пройденных этапов в форме можно выполнить команды по переходу на следующий этап. С помощью команды Еще — Сохранить в файл в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного документа вместе с файлами электронных подписей в каталог на диск.

После выполнения команды будет сохранен файл электронного документа, включающий в себя все форматы, указанные в соглашении, а также отдельно будут сохранены файлы установленных электронных подписей. С помощью команды Еще — Печать можно напечатать содержимое электронного документа на бумаге, а также вывести список электронных подписей, которыми был подписан документ, — это может понадобиться для передачи электронного документа во внешние инстанции.

С помощью команды Еще — Журнал событий ЭДО можно просмотреть все события, которые происходили с текущим электронным документом в программе, увидеть автора изменений, а также дату и время. В форме электронного документа возможен вывод дополнительной информации. Режим вывода области задается при помощи подменю Еще — Настройка отображения подробнее см. Программа позволяет обмениваться произвольными электронными документами — аналогами электронных писем.

Произвольный электронный документ — это любой файл, хранящийся на компьютере. Чтобы отправить произвольный документ, надо в форме списка Произвольные электронные документы Главное — Произвольные документы создать новый Исходящий документ , выбрать организацию и контрагента для которых в программе существует действующее соглашение об обмене электронными документами и добавить вложение файл любого типа.

В произвольном электронном документе дополнительно можно указать договор, номер, дату и сумму документа, а также заполнить сопроводительную записку, указать тип документа позволяет более точно идентифицировать документ в списке. Если в настройках регламента ЭДО для произвольного документа указан маршрут подписания Указывать при создании документа , обязательным для заполнения будет также поле Маршрут подписания.

Можно выбрать маршрут из справочника Маршруты подписания , а можно — список подписантов пользователь и при необходимости сертификат электронной подписи , каждый из которых должен установить на документе подпись.

Пока вложение не подписано, его можно отредактировать — для этого необходимо захватить вложение на редактирование , внести необходимые изменения, сохранить и освободить файл в информационной базе. Документ можно использовать для обмена неформализованными документами например, договорами, актами сверки взаиморасчетов и пр.

Произвольный документ может быть введен на основании другого документа или справочника. Например, для передаваемой товарной накладной надо отправить дополнение к договору или изображения товаров. Ввод произвольного документа на основании другого документа или справочника можно выполнить по команде Создать произвольный документ меню ЭДО или меню Другие действия в форме просмотра электронного документа либо выбрать основание из формы произвольного электронного документа.

Если у основания есть присоединенные файлы, то в произвольном документе появляется возможность добавить вложение из присоединенных файлов основания:. В случае необходимости удалить документ-основание нужно выполнить команду Подбор на форме просмотра электронного документа. Далее перейти в Еще — Разорвать связь. На стороне получателя можно либо указать основание во входящем произвольном электронном документе, либо изменить ранее заполненное автоматически при получении электронного документа или пользователем , при этом ничего, кроме структуры подчиненности, не поменяется.

Также во входящем произвольном электронном документе можно поменять договор, для того чтобы этот документ отображался в списках документов с отбором по договору. Произвольный документ может быть отклонен: на стороне отправителя — пока документ не отправлен, на стороне получателя — пока документ не подписан электронной подписью получателя. Если документ отклонен на стороне отправителя, например подписантом, то лицо, ответственное за заполнение документа, может отменить отклонение, внести необходимые исправления и повторно вернуть документ на подпись.

Если документ отклонен на стороне получателя, то в ответ на отклоненный документ формируется Уведомление об уточнении с указанием причины отклонения и передается отправителю произвольного документа. Получение входящих данных осуществляется по команде Отправить и получить панели действий окна Начальная страница либо с помощью регламентного задания Получение электронных документов автоматически.

При успешном проведении обмена будут созданы новые электронные документы в программе, которые будут отображаться в разделе Входящие. После получения входящих данных будет автоматически сформировано извещение о доставке пакета данных. Сформированное извещение будет автоматически выслано на адрес отправителя если обмен происходит через оператора ЭДО и для сертификата электронной подписи был сохранен пароль. Для некорректных пакетов, которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен без обработки и выяснить причину ошибки, сохранив файл пакета электронных документов на диск по команде Сохранить пакет на диск из формы документа Пакет электронных документов групповое сохранение файлов пакетов доступно для пользователя с полными правами через команду Еще — Сохранить пакет на диск на закладке Все пакеты.

Для автоматической распаковки зашифрованных данных сразу при получении для сертификата расшифровки необходимо запомнить пароль доступа в сертификате электронной подписи. Также рекомендуется для целей шифрования использовать отдельный сертификат электронной подписи, отличный от подписания электронных документов.

Для установки статуса пакетов Отменен в списке можно воспользоваться командой Отменить в форме Начальная страница или Установить статус в форме Архив ЭДО , закладка Нераспакованные пакеты. По команде Распаковать выбранные в списке пакеты будут распакованы, а электронные документы из пакетов будут размещены в архиве входящих документов на странице Входящие , а также в группе действий Обработать в форме Начальная страница.

В архиве входящих электронных документов по команде Еще — Установить ответственного можно назначить ответственного за обработку электронных документов. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу документа, открыть форму входящего электронного документа. Можно отклонить документ, вызвав из формы команду Отклонить электронный документ в группе Другие действия и указав причину отклонения, после чего введенная причина будет сохранена в электронном документе и направлена другому участнику для ознакомления.

В форме просмотра также содержатся установленные для электронного документа электронные документы и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов. Если при обмене задано требование ответной подписи на этом же экземпляре электронного документа, то в форме документа можно установить электронную подпись на электронный документ если у текущего пользователя есть право подписи по команде Подписать и отправить или передать его на подпись ответственному лицу по команде Утвердить если нет права подписи или электронная подпись не применяется вовсе.

Если же при обмене задано требование формировать электронную подпись на встречном другом электронном документе например, ТОРГ титул покупателя или акт титул заказчика форматов ФНС , то в форме входящего электронного документа по команде Утвердить автоматически будет создан требуемый по регламенту обмена встречный другой электронный документ и передан на подпись.

При получении первой версии электронного документа программа автоматически создаст во внешней информационной базе документ соответствующего вида черновик документа и заполнит его данными из электронного документа. Далее работа с таким документом осуществляется в обычном порядке. При получении новой версии электронного документа, ранее уже загруженного в информационную базу, программа привязывает ее к существующему документу информационной базы, не перезаполняя его автоматически заполнение возможно только по интерактивному действию пользователя.

В зависимости от настроек Администрирование — Обмен электронными документами — Настройки ЭДО — Настройки получения электронный документ может отражаться в учете при получении автоматически либо вручную. Также существует возможность отключить отражение в учете. В форме электронного документа доступны команды Создать и Подобрать. Команда Создать позволяет ввести новый документ учета. Команда Подобрать открывает форму подбора документа учета, в которой доступно не только создание нового документа, но и привязка к существующему документу учета.

Также существует возможность разорвать связь между электронным документом и документом учета. Если по электронному документу имеется несопоставленная номенклатура, то будет выведено сообщение с возможностью перейти в помощник сопоставления номенклатуры подробнее см.

Электронные документы могут быть аннулированы по взаимному согласию сторон.

Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью. Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах.

Благодаря данному приказу стало возможным также формировать УПД в электронном виде. Благодаря данному приказу стало возможным формировать корректировочный УПД в электронном виде. Приказ Минфина РФ от

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил. В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа. Электронный документооборот между организациями — это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов.

Основы законодательства по ЭДО

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Теперь перед нами появились новые возможности, которые дают ещё больше перспектив для перехода на электронные документы. Однако вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи. Как хранить? Примут ли их суды? Но почему никто не задаётся такими же вопросами при работе с бумагой? Да просто потому, что это привычно и кажется надёжным. Сейчас самое время, чтобы начать переход на электронные документы, а не доживать с бумагой её век.

Какие документы могут быть электронными

Операторы электронного документооборота ЭДО уже целый год помогают компаниям осуществлять обмен электронными документами друг с другом. Для некоторых, например, обмен электронными счетами-фактурами уже стал естественной частью работы. Но, тем не менее, у представителей компаний бухгалтеров, делопроизводителей до сих пор есть множество вопросов о межкорпоративном электронном документообороте. Эти вопросы с определенной периодичностью звучат в интернете, во время переговоров или при встречах с заказчиками. Мы решили собрать самые распространенные вопросы, которые задают операторам ЭДО, и разом ответить на них.

Чтобы обеспечить юридическую значимость большинству документов договоры, накладные, акты , достаточно подписать их действующей квалифицированной электронной подписью.

Основные действия при работе с программой производятся в форме Начальная страница , которая открывается при запуске. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, и быстрые отборы для фильтрации списка; справа — список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Над списком электронных документов находятся соответствующие кнопки для выполнения операций с выбранным документом или несколькими документами одновременно. Созданные и загруженные документы учета отображаются в разделе Главное — Исходящие документы.

Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге

.

.

Электронный документооборот. Как это работает?

.

Электронный документооборот — обмен электронными документами между Протокол передачи можно скачать или распечатать. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку.

.

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

.

Документы которые можно передавать в электронном документообороте

.

.

.

Глава 4. Обмен электронными документами

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. enensrivak

    Спасиба за видео, очень познавательное. А незнаете что говорит закон про грузовые бусы. Друг хотел розтаможить грузовой Т4 , говорят нада переделывать в пасажирский, иначе нерозтаможить

  2. Злата

    Ответьте пож-та, на такой вопрос. Как правильно арендовать квартиру и на что обращать внимание, что бы в дальнейшем не возникло проблем?

  3. Потап

    Алексей вас и вашего гостя тяжело представить в суде или даже просто в роли человека пугающего правом.

© 2018-2022 amurbereg.ru